Przekształcenie jednoosobowej
działalności gospodarczej w spółkę

Kiedy skala prowadzonej przez nas jednoosobowej działalności gospodarczej powiększa się, obok większego grona klientów czy rosnącej ilości zamówień pojawiają się też coraz większe zobowiązania. W takim momencie warto rozważyć przekształcenie działalności w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, dzięki czemu m.in. ograniczona zostaje odpowiedzialność za zobowiązania osobistym majątkiem przedsiębiorcy.

Zgodnie z kodeksem spółek handlowych, przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą może przekształcić swoją firmę w spółkę kapitałową, tj. spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółkę akcyjną, tak jak można dokonać przekształcenia jednej spółki w inną. Na przekształconą spółkę (co do zasady) przechodzą wszystkie prawa i obowiązki przekształcanego przedsiębiorcy, w tym zezwolenia, koncesje oraz ulgi, które zostały przyznane przedsiębiorcy przed przekształceniem.

Zasadnicze wymogi przekształcenia określa art. 584⁵ kodeksu spółek handlowych, zgodnie z którym do przekształcenia przedsiębiorcy wymaga się:

1. sporządzenia planu przekształcenia przedsiębiorcy wraz z załącznikami oraz opinią biegłego rewidenta;
2. złożenia oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy;
3. powołania członków organów spółki przekształconej;
4. zawarcia umowy spółki albo podpisania statutu spółki przekształconej;
5. dokonania w rejestrze wpisu spółki przekształconej i wykreślenia przedsiębiorcy przekształcanego z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Procedura przekształcenia jest dość skomplikowana, choć w skrócie można podzielić ją na 3 etapy.

ETAP I – faza menadżerska – sporządzenie planu przekształcenia

Plan przekształcenia sporządza się w formie aktu notarialnego. Powinien on zawierać co najmniej ustalenie wartości bilansowej majątku przekształcanego przedsiębiorstwa na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia firmy. Ustalenie wartości bilansowej majątku spółki następuje na podstawie bilansu przekształceniowego. Jeżeli przedsiębiorca prowadzi pełną księgowość, to wycena opiera się o bilans stanowiący część sprawozdania finansowego firmy.

Do planu przekształcenia należy dołączyć:

• projekt oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy – powinno ono zawierać:
  • typ spółki, w jaką zostanie przekształcone przedsiębiorstwo,
  • wysokość kapitału zakładowego,
  • imiona i nazwiska członków zarządu spółki przekształconej,
  • zakres praw przyznanych osobiście przedsiębiorcy przekształcanemu jako wspólnikowi spółki przekształconej, jeżeli projekt przewiduje przyznanie takich praw;
  • projekt aktu założycielskiego, tj. umowy spółki;
  • wycenę składników majątku (aktywów i pasywów) przekształcanej firmy;
  • sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorstwa.

Sporządzony plan przekształcenia należy następnie poddać badaniu przez biegłego rewidenta. W tym celu do sądu rejestrowego (właściwego ze względu na siedzibę przedsiębiorstwa przekształcanego) należy złożyć wniosek o wyznaczenie biegłego rewidenta, aby ten zbadał plan przekształcenia pod kątem rzetelności i prawidłowości (do wniosku należy załączyć plan przekształcenia w dwóch odpisach – po jednym dla sądu i dla biegłego; opłata od wniosku to 300 zł). Warto wskazać sądowi propozycję osoby biegłego – jesli np. współpracujemy z takim biegłym na stałe bądź jest nim osoba zajmująca się naszymi księgami, wtedy badanie to przebiegnie znacznie szybciej. Po uzyskaniu pozytywnej opinii biegłego można przystąpić do etapu II.

ETAP II – faza właścicielska – przygotowanie dokumentacji potrzebnej do powstania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Etap II nazwać można najłatwiejszym w całym procesie przekształcenia jednoosobowej działalności w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Po uzyskaniu pozytywnej opinii biegłego rewidenta konieczne jest sporządzenie stosownych dokumentów, tj. oświadczenia o przekształceniu oraz aktu założycielskiego spółki w  formie aktu notarialnego. Dokumenty te to zasadniczo wcześniejsze projekty, które wraz z planem przekształcenia poddane były badaniu przez biegłego rewidenta. Po sporządzeniu oświadczenia o przekształceniu oraz sporządzeniu umowy spółki możemy przejść do kolejnego etapu.

ETAP III – faza rejestrowa – złożenie wniosku o rejestrację spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Wniosek o zarejestrowanie spółki przekształconej w Krajowym Rejestrze Sądowym składają wszyscy członkowie zarządu spółki – najczęściej będzie to sam przedsiębiorca. Wniosek ten należy opłacić kwotą 600 zł (500 zł – opłata za wpis do KRS + 100 zł – opłata za publikację wpisu do KRS w Monitorze Sądowym i Gospodarczym). Wniosek składamy na formularzu KRS-W3 wraz z niezbędnymi załącznikami, w tym oświadczeniem o przekształceniu oraz aktem założycielskim. Warto pamiętać, iż dopuszczona została możliwość złożenia dodatkowo wniosku  o wpisanie spółki do rejestru konkretnego dnia (np. pierwszego dnia miesiąca), co może być przydatne w związku z obowiązkiem zamknięcia ksiąg rachunkowych dotychczasowej firmy prowadzonej w formie jednoosobowej działalności gospodarczej i ich otwarcia w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością.

Z chwilą wpisu spółki do rejestru przedsiębiorstwo przekształcane staje się spółką przekształconą. Jednocześnie sąd rejestrowy niezwłocznie przesyła informację o przekształceniu właściwemu urzędowi miasta lub gminy, gdzie prowadzona jest działalność gospodarcza.

Przekształcenie działalności w spółkę – Skutki

• Na spółkę przekształconą (na zasadzie sukcesji uniwersalnej) przechodzą, o ile ustawa nie stanowi inaczej, wszelkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształcanego. Tu trzeba zwrócić uwagę na zawarte przez przedsiębiorcę umowy kredytowe, leasingi, pożyczki, uzyskane koncesje, zezwolenia czy licencje, bowiem mogą one zawierać ograniczenia w tym zakresie.
• Przez okres 3 lat, licząc od dnia przekształcenia, dotychczasowy przedsiębiorca odpowiada solidarnie ze spółką przekształconą za jego zobowiązania związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, powstałe przed dniem przekształcenia. Za zobowiązania powstałe po dniu przekształcenia odpowiada już tylko spółka.
• Istnieje możliwość zmiany firmy (nazwy) spółki na dowolnie wybraną. W przypadku, gdy zmiana nazwy nie polega tylko na dodaniu części identyfikującej formę prawną spółki przekształconej (np. z Jan Kowalski Bud-Tech na Bud-Tech spółka z ograniczoną odpowiedzialnością), spółka przekształcona ma obowiązek podawania dawnej firmy z dodaniem wyrazu ,,dawniej” – przez okres co najmniej roku od dnia przekształcenia.

Pojawia się również wątpliwość dotycząca przedsiębiorców zatrudniających pracowników. Czy przy przekształceniu należy stosować przepisy o przejściu zakładu pracy na nowego pracodawcę? Wobec faktu, iż wskutek przekształcenia powstaje nowy podmiot prawa – spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, zasadnym jest stosowanie tych przepisów, co wiąże się w zasadzie jedynie z obowiązkami informacyjnymi wobec pracowników.

Przekształcenie działalności w spółkę – Alternatywa

Alternatywą dla przekształcenia w opisanym powyżej trybie jest założenie nowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (proces o wiele krótszy i mniej kosztowny – niewymagający sporządzenia planu przekształcenia oraz poddania go badaniu biegłego rewidenta, a możliwy nawet online LINK DO ARTYKUŁU), a następnie wniesienie do tej spółki aportu w postaci przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części. Skutek w większości przypadków będzie ten sam, tj. na nową spółkę przeniesiemy prawa i obowiązki związane z wcześniej prowadzoną działalnością.

Z uwagi na to, że proces zmiany formy prawnej prowadzonej działalności należy do skomplikowanych i wymagających pewnego nakładu pracy, warto w celu jego przeprowadzenia zwrócić się do doświadczonego prawnika. Pomoże to zaoszczędzić czasu i nerwów, jakie mogą się pojawić w związku z dużym sformalizowaniem przedmiotowej procedury, a także uniknąć ewentualnych błędów przy przygotowywaniu niezbędnej dokumentacji.

Osoby zainteresowane tematem, które potrzebują pomocy w opisanym zakresie prosimy o kontakt z naszą kancelarią pod nr tel. 71 333 90 90 lub opisanie swojego problemu i wysłanie na kancelaria@chudzikowski.pl z podaniem swojego numeru telefonu, a jeden z prawników skontaktuje się z Państwem.