NDA: umowa o zachowaniu poufności
Jesteś przedsiębiorcą lub planujesz rozpocząć działalność gospodarczą? Warto wiedzieć, że nieodłącznym elementem obrotu handlowego są stosowane powszechnie umowy o zachowaniu poufności (ang. NDA — non-disclosure agreement). Jest to zazwyczaj poboczne porozumienie towarzyszące zasadniczej umowie regulującej przedmiot współpracy. Najczęściej poprzedza zawarcie umowy i może mieć niebagatelne znaczenie w kontekście późniejszej współpracy. Jakie informacje reguluje taki dokument i czy warto przygotować jego wzór w swoich zasobach? Na co należy zwrócić szczególną uwagę, decydując się na zawarcie współpracy gospodarczej z kontrahentem posługującym się tego typu umowami?
Informacje poufne — tajemnica przedsiębiorstwa
Celem umowy o zachowanie poufności jest zabezpieczenie tajemnicy przedsiębiorstwa. Są to informacje o charakterze handlowym, finansowym, organizacyjnym, technicznym lub technologicznym. Tajemnicą mogą być także inne dane, które dla przedsiębiorcy mają wartość gospodarczą i nie są publicznie dostępne (pojęcie to precyzuje art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji).
Stosownie do potrzeb przedsiębiorcy można odpowiednio zmodyfikować definicję tajemnicy przedsiębiorstwa, w szczególności ją poszerzyć. Zakres informacji poufnych będzie często zależał od rodzaju działalności, oferowanych usług lub produktów, czy też know-how. Dla niektórych podmiotów będzie to np.:
- zbiór danych klientów i dostawców, złożone zapytania i oferty,
- poufne cenniki, marże, polityka cenowa,
- prognozy i plany sprzedażowe,
- wyniki badań, plany kampanii,
- kody źródłowe, technologie wykorzystywane w produkcji,
- proporcje składników w produktach, receptury, metody produkcji,
- informacje o wadliwościach produktów, protokoły kontroli jakości,
- wewnętrzne dokumenty finansowe etc.
Zazwyczaj w umowach tego typu znajdą się również okoliczności wyłączające uznanie informacji za poufną. Mogą to być np. dane, które są lub staną się jawne lub publicznie dostępne bez naruszenia umowy o poufności albo też — zgodnie z obowiązującym prawem — muszą zostać ujawnione odpowiednim władzom lub sądom.
Co istotne, przekazując kontrahentowi informacje niejawne istotne z perspektywy interesów przedsiębiorcy, nie warto w umowie ograniczać się wyłącznie do danych wyraźnie oznaczonych jako „poufne” — znacznie lepiej jest określić je przez odwołanie się do szerszego pojęcia (np. jak wskazano powyżej) oraz zaznaczyć, że informacje przekazane w dowolnej formie (m.in. ustnej) podlegają ochronie.
Obowiązki stron umowy NDA
Obowiązki stron wynikające z NDA dotyczące zachowania w tajemnicy informacji poufnych powinny obejmować katalog czynności zabronionych w postępowaniu z informacjami niejawnymi, np. wymóg nieudostępniania osobom trzecim, czy też niewykorzystywania informacji do celów niezwiązanych bezpośrednio ze współpracą.
Przydatnym zapisem, jaki można zastosować tego typu porozumieniu, jest nałożenie na stronę, która będzie otrzymywać informacje poufne, obowiązku zorganizowania właściwych środków bezpieczeństwa. Mogą to być w szczególności zabezpieczenia, jakie stosuje ona wobec własnych informacji poufnych.
Strona otrzymująca dane poufne powinna zostać także zobligowana do zapobieżenia nieautoryzowanemu wykorzystaniu, ujawnieniu, czy dostępowi do tych danych. Powinna być ona również zobowiązana do aktywnego współdziałania w razie jakiegokolwiek zagrożenia lub naruszenia bezpieczeństwa udostępnionych jej informacji.
Dodatkowe ograniczenia, jakie można zawrzeć w umowie, to np. wskazanie kręgu osób uprawnionych do dostępu do informacji poufnych i wymogów, jakie podmioty te muszą spełnić (np. podpisanie osobnych oświadczeń o zachowaniu poufności); określenie sposobu przechowywania danych przez kontrahenta; uregulowanie kwestii zachowania poufności po ustaniu współpracy.
Odszkodowanie i kary umowne
Szczególnie istotnym elementem NDA jest uregulowanie odszkodowania i/lub kar umownych na wypadek naruszenia umowy w trakcie współpracy, np. ujawnienia poufnych danych osobie trzeciej bez wyraźnej zgody przedsiębiorcy. Z tego powodu tak istotne jest, aby możliwie precyzyjnie określić zakres obowiązków stron — porozumienie nie powinno pozostawiać wątpliwości co do odpowiedzialności strony naruszającej jego postanowienia i skutków takiego działania.
Zgodnie z generalną regułą można dochodzić naprawienia szkody na ogólnych zasadach prawa cywilnego, np. zgodnie z art. 415 kodeksu cywilnego: „Kto z winy swej wyrządził drugiemu szkodę, obowiązany jest do jej naprawienia”. Dobrym pomysłem jest również wprowadzenie do NDA kar umownych (świadczeń gwarancyjnych) na wypadek naruszenia obowiązków przez stronę, której informacje poufne są udostępniane.
Co ważne, kara umowna w pełnej wysokości należy się poszkodowanej stronie umowy niezależne od stopnia poniesionej szkody! Warto również pamiętać o możliwości zastrzeżenia w umowie uzupełniającego odszkodowania (przewyższającego wartość kary umownej). Konieczne jest jednak bezpośrednie zamieszczenie takiego zapisu w umowie. W przeciwnym razie odpowiedzialność kontrahenta będzie ograniczona do wysokości kary umownej.
Jeśli natomiast jesteś stroną, która będzie otrzymywać informacje poufne kontrahenta, warto zastanowić się nad możliwie niskim uregulowaniem kary umownej (albo zupełnym zlikwidowaniem takiej formy zabezpieczenia). Dobrym rozwiązaniem może też być wprowadzenie górnego limitu kar umownych lub maksymalnej wysokości ewentualnego odszkodowania.
Umowa o zachowaniu poufności: podsumowanie
Warto zaznaczyć, że również ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji zabezpiecza interesy podmiotów gospodarczych art. 23 stanowi, że:
„kto, wbrew ciążącemu na nim obowiązkowi w stosunku do przedsiębiorcy, ujawnia innej osobie lub wykorzystuje we własnej działalności gospodarczej informację stanowiącą tajemnicę przedsiębiorstwa, jeżeli wyrządza to poważną szkodę przedsiębiorcy, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 (…)”.
Niemniej należy mieć na uwadze, że dochodzenie odpowiedzialności cywilnej opartej stricte na ustawie (w tym na przytoczonym art. 415 k.c.), czy odpowiedzialności karnej z ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, może być w praktyce czasochłonne i skomplikowane dowodowo. Odpowiednio skonstruowana umowa o zachowaniu poufności pozwala szybciej i skuteczniej dochodzić ewentualnych roszczeń od partnera biznesowego, a przez to wpływa bezpośrednio na bezpieczeństwo współpracy.
Potrzebujesz analizy NDA? Zastanawiasz się nad skonstruowaniem własnego wzoru takiej umowy? Skontaktuj się z nami na adres e-mail: kancelaria@chudzikowski.pl
Skontaktuj się z nami
Plac Powstańców Śląskich 8/3
53-314 Wrocław
tel: 71 333 90 90
mail: kancelaria@chudzikowski.pl
Kancelaria Chudzikowski S.K.A.
NIP 899-291-43-44
Pl. Powstańców Śląskich 8/3 53–314 Wrocław
Nr konta w Nest Banku 24 2530 0008 2041 1071 5731 0001
Kancelaria Chudzikowski S.K.A. | kontakt: kancelaria@chudzikowski.pl | 2023 © all rights reserved