Regulamin organizacyjny podmiotu leczniczego (cz. 2) — opłaty za udostępnianie dokumentacji medycznej

Jak wynika z poprzedniego artykułu, minimalna wymagana treść regulaminu organizacyjnego podmiotu leczniczego jest dość szeroka. Nie sposób więc w jednym artykule omówić wszystkich zagadnień nim objętych. Dlatego też, w niniejszej publikacji, nawiązując do artykułu dotyczącego dokumentacji medycznej, omówimy zagadnienie dotyczące opłat za udostępnianie tejże dokumentacji (temat komu można taką dokumentację udostępniać zostanie omówiony w osobno).

Przed przeczytaniem tego wpisu polecamy zapoznanie się z pierwszą częścią artykułu dotyczącego regulaminu organizacyjnego podmiotu leczniczego.

Kwestia udostępniania uprawnionym podmiotom dokumentacji medycznej przez sporządzenie jej wyciągu, odpisu, kopii, wydruku, a także na informatycznym nośniku danych jest jedną z ważniejszych z jakimi spotyka się w codziennej pracy tzw. „administracja podmiotu leczniczego”. Nie każdy jednak podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych zdaje sobie sprawę, że może za te czynności pobierać opłaty. Co więcej, opłaty można pobierać nawet za udostępnienie dokumentacji medycznej prowadzonej w postaci papierowej przez sporządzenie jej skanu i przekazanie go za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (np. mailem).

I tak, opłata za:

jedną stronę wyciągu albo odpisu dokumentacji medycznej – nie może przekraczać 0,002,
jedną stronę kopii albo wydruku dokumentacji medycznej – nie może przekraczać 0,00007,
udostępnienie dokumentacji medycznej na informatycznym nośniku danych – nie może przekraczać 0,0004

przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale, ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski”.

Co istotne, wysokość opłaty musi uwzględniać podatek od towarów i usług, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów usługa jest opodatkowana tym podatkiem.

W tym miejscu warto zwrócić uwagę, że Naczelny Sąd Administracyjny potwierdził że ww. opłaty mają charakter opłat maksymalnych i mieszczących w sobie wszystkie koszty, na pokrycie których liczyć może podmiot zobowiązany do udostępnienia dokumentacji, włączając w to koszt ewentualnego jej przesłania. Przy czym opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej dotyczą wszystkich uprawnionych, a nie tylko pacjenta. Tak więc wniosek ten dotyczyć będzie zarówno realizacji wniosku pacjenta, jak i osoby upoważnionej (np. adwokata lub radcy prawnego) – tak NSA w wyroku z 9.05.2017 r., II OSK 311/17.

Wyrok ten jest bardzo istotny, gdyż pomimo ogólnego poglądu jaki przyjmuje się w piśmiennictwie, że udostępnienie nie obejmuje kosztów dostarczenia (przesyłki) dokumentacji medycznej, pacjenci i inne podmioty uprawnione do uzyskania dokumentacji medycznej mogą skutecznie kwestionować pobieranie przez podmioty lecznicze kosztów doręczenia (przesyłki).

Naczelny Sąd Administracyjny potwierdził jednak swoje stanowisko wskazując, że „nie można z regulacji maksymalnej wysokości opłat za czynności sporządzenia wyciągu lub odpisu dokumentacji medycznej, jednej kopii dokumentacji medycznej, udostępnienie dokumentacji medycznej na elektronicznym nośniku danych, wyprowadzić, że jest to zamknięta regulacja. Udostępnienie dokumentacji medycznej w sposób określony w art. 27 pkt 2 i 5 tej ustawy to też koszty udostępnienia np. przez przesłanie za pośrednictwem operatora pocztowego” (tak: wyrok NSA z dnia 4 grudnia 2018 roku II OSK 3024/18).

Powyższe stanowisko na dobre przyjęło się w linii orzeczniczej sądów administracyjnych:

„Użycie przez ustawodawcę w art. 28 ust. 1 i 3 ustawy o prawach pacjenta sformułowania „za udostępnienie dokumentacji medycznej”, należy interpretować w ten sposób, że ustalona opłata za dokumentację medyczną obejmuje wszystkie czynności techniczne, jakich dokonuje podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych w celu jej udostępnienia. Na proces ten składać się będą takie czynności, jak: odszukanie dokumentacji pacjenta, sporządzenie jej kopii z wykorzystaniem urządzeń kopiujących oraz przekazanie bądź wysłanie tej dokumentacji pacjentowi. Niedopuszczalne będzie zatem naliczanie odrębnych opłat za poszczególne czynności, które muszą zostać wykonane w celu udostępnienia dokumentacji. Wysyłka dokumentacji, jak również wszystkie powiązane z nią działania, mieści się w pojęciu udostępniania dokumentacji medycznej i nie może być traktowana jako dodatkowo płatna usługa.” – tak wyrok WSA w Warszawie z dnia 7 listopada 2019 roku, sygn akt: VII SA/Wa 2144/19.

Pomimo tego można w orzecznictwie (nawet tego samego sądu) spotkać się z odmiennym poglądem sądów administracyjnych, zgodnie z którym: „Doręczanie pocztowe dokumentów, o „Użycie przez ustawodawcę w art. 28 ust. 1 i 3 ustawy o prawach pacjenta sformułowania „za udostępnienie dokumentacji medycznej”, należy interpretować w ten sposób, że ustalona opłata za dokumentację medyczną obejmuje wszystkie czynności techniczne, jakich dokonuje podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych w celu jej udostępnienia. Na proces ten składać się będą takie czynności, jak: odszukanie dokumentacji pacjenta, sporządzenie jej kopii z wykorzystaniem urządzeń kopiujących oraz przekazanie bądź wysłanie tej dokumentacji pacjentowi. Niedopuszczalne będzie zatem naliczanie odrębnych opłat za poszczególne czynności, które muszą zostać wykonane w celu udostępnienia dokumentacji. Wysyłka dokumentacji, jak również wszystkie powiązane z nią działania, mieści się w pojęciu udostępniania dokumentacji medycznej i nie może być traktowana jako dodatkowo płatna usługa.” – tak wyrok WSA w Warszawie z dnia 7 listopada 2019 roku, sygn akt: VII SA/Wa 2144/19.

W przepisach art. 27 i 28 ustawy z 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta w formie tam przewidzianej jest usługą wykraczającą poza ich udostępnianie przewidziane przez ustawodawcę w art. 27 ustawy. Tym samym Rzecznik Praw Pacjenta nie ma podstaw do kwalifikowania odpłatności w tym zakresie jako nieuprawnionego przekroczenia maksymalnych stawek przewidzianych w ustawie, a opisanych w art. 28 wyżej wymienionej ustawy.” – tak wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 14 grudnia 2016 roku, VII SA/Wa 2269/16.

Co zatem ma zrobić podmiot leczniczy? W naszej ocenie sugerowalibyśmy przyjęcie wersji zaprezentowanej przez Naczelny Sąd Administracyjny, m.in. z uwagi na daty ww. orzeczeń.

UWAGA: Wyjątki czyli kiedy nie można pobrać opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej:

w sprawach świadczeń z ubezpieczeń społecznych Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma prawo do nieodpłatnego korzystania z dokumentacji medycznej zakładów opieki zdrowotnej;
w sprawach związanych z czynnościami składającymi się na postępowanie o świadczenia emerytalno-rentowe lub bezpośrednio z nim związanymi zwolnione od opłat z tytułu udostępnienia dokumentacji medycznej są osoby zainteresowane (strony) oraz organy rentowe – na marginesie tylko wskazać należy, że nie dotyczy to jednak wydania orzeczenia lub zaświadczenia związanego z orzekaniem o niezdolności do pracy dla celów rentowych i ustalaniem uprawnień w ramach ubezpieczeń społecznych, które finansowane są przez podmiot zlecający przeprowadzenie takiego badania, wydanie orzeczenia lub zaświadczenia;
w sprawach udostępnienia dokumentacji medycznej Agencji Oceny Technologii Medycznych i Taryfikacji oraz Agencji Badań Medycznych.

w sprawach świadczeń z ubezpieczeń społecznych Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma prawo do nieodpłatnego korzystania z dokumentacji medycznej zakładów opieki zdrowotnej;
w sprawach związanych z czynnościami składającymi się na postępowanie o świadczenia emerytalno-rentowe lub bezpośrednio z nim związanymi zwolnione od opłat z tytułu udostępnienia dokumentacji medycznej są osoby zainteresowane (strony) oraz organy rentowe – na marginesie tylko wskazać należy, że nie dotyczy to jednak wydania orzeczenia lub zaświadczenia związanego z orzekaniem o niezdolności do pracy dla celów rentowych i ustalaniem uprawnień w ramach ubezpieczeń społecznych, które finansowane są przez podmiot zlecający przeprowadzenie takiego badania, wydanie orzeczenia lub zaświadczenia;
w sprawach udostępnienia dokumentacji medycznej Agencji Oceny Technologii Medycznych i Taryfikacji oraz Agencji Badań Medycznych.

Opłaty nie pobiera się również w przypadku udostępnienia dokumentacji medycznej:

pacjentowi (niezależnie od tego czy jest to nadal pacjent podmiotu leczniczego czy już nie korzysta z jego usług) albo jego przedstawicielowi ustawowemu po raz pierwszy (w żądanym zakresie) przez sporządzenie jej wyciągu, odpisu, kopii, wydruku, na informatycznym nośniku danych, czy też skanu dokumentacji papierowej i przekazanie go za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej lub na elektronicznym nośniku danych — np. jeśli pacjentowi wydano oryginał dokumentacji medycznej, który następnie zgubił to udostępnienie tej dokumentacji — jeśli pierwszy raz o to wystąpił — np. w formie kopii dokumentu (w tym na elektronicznym nośniku danych) musi nastąpić nieodpłatnie; jednakże zwrócić należy uwagę, że prawo przysługuje to jedynie pacjentowi lub jego przedstawicielowi ustawowemu (np. rodzicowi nieletniego pacjenta) — nie dotyczy ono osób upoważnionych czy też osób bliskich uprawnionych do dokumentacji po śmierci pacjenta;
w związku z postępowaniem w sprawie obowiązkowych szczepień ochronnych prowadzonym przez Rzecznika Praw Pacjenta;
w związku z postępowaniem przed wojewódzką komisją do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych.

W tym miejscu podkreślić należy, z czym często mają problem podmioty lecznicze, że wśród ww. podmiotów uprawnionych do nieodpłatnego udostępnienia dokumentacji medycznej nie został wymieniony Narodowy Fundusz Zdrowia. Tym samym więc, od NFZ należy pobierać opłaty za udostępnienie dokumentacji.