Czerwona teczka: dokumenty na wypadek ewakuacji lub śmierci

Czerwona teczka — czym jest i co powinna zawierać?

Dużo w ostatnim czasie mówi się o tzw. czerwonej teczce. Mówiąc w skrócie, „czerwona teczka” to zestaw informacji i dokumentów zebranych w jednym pakiecie, dotyczących istotnych kwestii rodziny lub poszczególnych jej członków.

W jakim celu przygotowuje się „czerwoną teczkę”?

W rodzinach często dochodzi do naturalnego podziału obowiązków, np. jedno z małżonków opłaca rachunki, zajmuje się podatkami, drugie dba o inne sprawy rodziny, jak te dotyczące dzieci, ich nauki, wychowania, dodatkowych zajęć. W dobrze funkcjonującej rodzinie nie ma potrzeby, by na bieżąco wzajemnie informować się o zwykłych codziennych sprawach, niewymagających większych, niż zwyczajne, wydatków.

Wyzwaniem staje się jednak sytuacja, gdy informacje na temat określonych interesów rodziny stają się niezbędne, a z przyczyn zewnętrznych, osoba, która informacje te posiada, nie może ich udzielić. Często są to sytuacje ekstremalne, nagłe i niezwykle stresujące. Nagła śmierć członka rodziny, czy utrata z nim kontaktu wskutek wypadku albo choroby, stawiają pozostałych członków rodziny przed dodatkowymi wyzwaniami.

Ale „czerwona teczka” może również ułatwić zabezpieczenie ważnych dokumentów w przypadku konieczności nagłej ewakuacji wywołanej pożarem, czy innym zdarzeniem. Brzmi to wszystko niewiarygodnie, statystycznie takie sytuacje zdarzają się niezwykle rzadko, ale statystyką można pocieszać się wyłącznie do momentu, gdy nie dotyczy to właśnie nas. Popularność „czerwona teczka” zyskała kilka lat temu, gdy, przy okazji wojny za naszą wschodnią granicą, naocznie przekonaliśmy się, że ewakuacja w przypadku działań wojennych nie jest czymś abstrakcyjnym, znanym wyłącznie z opowieści dziadków.

„Czerwona teczka” nie jest sformalizowana – o tym, co do niej trafi, decyduje ten, kto postanawia skorzystać z tego rozwiązania. Na najprostsze pytanie o to, jakie dokumenty należy do niej włożyć, odpowiedź jest równie prosta. Wszystkie, które z jakiegokolwiek powodu uważamy za ważne.

Jakie dokumenty powinny znaleźć się w „czerwonej teczce”?

Podstawowymi dokumentami, które znaleźć się muszą w każdej „czerwonej teczce” są dokumenty mające wpływ na sytuację prawną naszych spadkobierców. Zaczynamy więc od zabezpieczenia rodziny na wypadek zdarzenia najbardziej ekstremalnego – śmierci:

testament – będący podstawowym dokumentem regulującym sytuację majątkową człowieka po śmierci, przy czym w „czerwonej teczce” należy zdeponować testament własnoręczny, o ile nie podjęliśmy decyzji o jego zdeponowaniu w innym miejscu i nie ma konieczności umieszczania odpis aktu notarialnego zawierającego ostatnią wolę spadkodawcy, wystarczającym będzie, by w teczce znajdowała się informacja o tym, który notariusz sporządził testament,

umowa o zrzeczenie się dziedziczenia – kształtuje bowiem krąg spadkobierców, wykluczając z niego niektórych z nich. Ważność takiej umowy uzależniona jest od formy aktu notarialnego(nie może być własnoręczna), zatem w „czerwonej teczce”, jak w przypadku testamentu notarialnego, może znaleźć się jej odpis lub informacja o notariuszu,

informacje o ew. dokonanych darowiznach wraz z umowami – celem ustalenia wartości majątku spadkowego przypadającego na poszczególnych spadkobierców,

dokumenty dotyczące nieruchomości – w zasadzie w każdym majątku osobistym nieruchomości stanowią jeden głównych, a zarazem bardziej wartościowych składników. Dlatego w „czerwonej teczce” powinny znaleźć się dokumenty dotyczące nieruchomości. Jeżeli jesteśmy jej właścicielem, podstawową informacją będzie numer księgi wieczystej nieruchomości. Akty notarialne, bądź inne dokumenty, stanowiące podstawę ich nabycia, informacje na temat administratorów, bądź zarządców, nieruchomości, w sytuacji, gdy mamy do czynienia z odrębną własnością lokalu, decyzje ustalające wysokość podatku od nieruchomości oraz dokumenty związane z użytkowaniem wieczystym będą pomocne, ułatwiając szybki dostęp do informacji, ale nie są krytyczne,

dodatkowe informacje związane z własnością nieruchomości – w szczególności: polisa ubezpieczeniowa, książka techniczna obiektu, informacje o terminach przeglądów, umowy na dostawę mediów (prąd, gaz), Internetu oraz różnego rodzaju serwisów, decyzje administracyjne dotyczące nieruchomości (np. decyzja o pozwoleniu na budowę, decyzja o pozwoleniu na użytkowanie, czy pozwolenie na rozbiórkę).

inne umowy dotyczące nieruchomości – jeżeli nieruchomość jest przedmiotem najmu, bądź dzierżawy, „czerwona teczka” powinna zawierać nie tylko umowę najmu (dzierżawy), ale także pełną dokumentację dotyczącą np. wyboru formy opodatkowania przychodów z tytułu najmu (dzierżawy).

Pamiętajmy, że w przypadku śmierci osoby bliskiej do wszystkich danych możemy dotrzeć, jednak, aby móc wylegitymować się odpowiednimi dokumentami, niezbędny jest czas, krótszy, gdy wystarczające okaże się notarialne poświadczenie dziedziczenia, dłuższy, gdy prawo do spadku będzie musiał potwierdzić sąd.